Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-verordening 2016/679), ook bekend als de AVG. In België handhaaft gegevensbeschermingsautoriteit.be de privacywet. Omdat OGAE Belgium persoonsgegevens verwerkt en bewaart, zijn de regels van de AVG van toepassing.
Persoonsgegevens
OGAE Belgium is een VZW die persoonsgegevens administreert van donateurs voor de volgende doelen:
- Het voeren van een actuele ledenadministratie.
- Contributieheffing.
- Aanmelding van het lidmaatschap van leden bij OGAE international en voor het gebruik van Cardskipper.
- Verzending van berichten om leden te benaderen of te informeren over relevante activiteiten voor leden, al dan niet georganiseerd door OGAE Belgium.
- Jaarlijkse verdeling van tickets voor het Eurovisie Songfestival.
De persoonsgegevens die worden opgenomen zijn: voor- en achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, geslacht, nationaliteit, geboortedatum en e-mailadres. De secretaris voegt daar de startdatum van het lidmaatschap aan toe. Bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG (bijvoorbeeld godsdienst of gezondheid) worden niet opgenomen.
Verwerking en gebruik
OGAE Belgium slaat de gegevens op in een Excel-bestand. De incassogegevens zijn beveiligd met een wachtwoord, en zijn daardoor uitsluitend toegankelijk voor de voorzitter en onze penningmeester als back-up. De overige documenten zijn toegankelijk voor bestuursleden die deze alleen mogen gebruiken voor de hierboven genoemde doelen 1, 3, 4 en 5. De documenten worden verwijderd twee jaar na de laatste update.
De gegevens worden bijgehouden in een computerbestand dat wordt beheerd door twee aangewezen bestuursleden onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de VZW. De voorzitter houdt op een externe gegevensdrager een back-up bij van de gegevens. Toegang tot de computerbestanden heeft de voorzitter en één daartoe gemachtigd lid van de vereniging. De voorzitter draagt zorg voor een adequate beveiliging van de bestanden.
De donateurslijst bestaat in principe niet op een andere wijze dan in de genoemde digitale vorm. Ook wordt aan leden onderling niet gecommuniceerd over persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden door OGAE Belgium wel doorgegeven aan OGAE International. Deze gegevens worden daar uitsluitend gebruikt als registratie voor het gebruik van Cardskipper en voor het lidmaatschap van OGAE Internationaal.Leden van OGAE Belgium geven voor het doorgeven van hun persoonsgegevens aan OGAE Internationaal expliciet toestemming aan OGAE Belgium. OGAE Belgium bewaart deze toestemming in een Excel-bestand.
Er zijn geen externe partijen die toegang hebben tot de persoonsgegevens en/of met wie deze gegevens worden gedeeld, tenzij dit wettelijk verplicht is.