À partir du 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (règlement UE 2016/679), également connu sous le nom de RGPD, s’appliquera. En Belgique, l’autorité de protection des données.be applique la nouvelle loi sur la protection de la vie privée. Étant donné qu’OGAE Belgium traite et stocke des données à caractère personnel, les règles du RGPD s’appliquent.
Données personnelles
OGAE Belgium est une ASBL qui gère les données personnelles des donateurs aux fins suivantes :
1. Tenir à jour les dossiers des membres.
2. Recouvrement des cotisations.
3. Enregistrement de l’adhésion des membres à OGAE international et utilisation de l’application Cardskipper.
4. Envoi de messages pour approcher les membres ou les informer d’activités pertinentes pour les membres, qu’elles soient ou non organisées par OGAE Belgium.
5. Distribution annuelle de tickets pour le concours Eurovision de la chanson.
Les données personnelles sont les suivantes : nom et prénom, adresse, code postal, lieu de résidence, numéro de téléphone, adresse électronique, nationalité, date de naissance, sexe. Le trésorier ajoute la date de début de l’adhésion. Les données personnelles particulières au sens de la loi sur la protection des données (par exemple la religion ou la santé) ne sont pas enregistrées.
Traitement et utilisation
OGAE Belgium stocke les données dans un fichier Excel. Les données collectées sont protégées et ne sont donc accessibles qu’au président (ainsi qu’à notre trésorier en tant que remplaçant). Les autres documents sont accessibles aux membres du conseil d’administration qui ne peuvent les utiliser qu’aux fins 1, 3, 4 et 5 mentionnées ci-dessus. Les documents sont supprimés deux ans après la dernière mise à jour.
Les archives sont conservées dans un fichier informatique géré par deux membres désignés du conseil sous la responsabilité du conseil de gestion. Le président conserve une copie de sauvegarde des données sur un support externe. Le trésorier et un membre autorisé de l’association ont accès aux fichiers informatiques. Le président assure une sécurité adéquate des fichiers.
En principe, la liste des membres n’existe pas autrement que sous la forme numérique mentionnée ci-dessus. Les données personnelles ne sont pas non plus communiquées aux membres entre eux.
Les données personnelles sont toutefois transmises par OGAE Belgium à OGAE International. Ces données y sont utilisées exclusivement comme enregistrement pour l’utilisation de Cardskipper et pour l’adhésion à OGAE International. Les membres d’OGAE Belgium donnent leur consentement explicite à OGAE Belgium pour la transmission de leurs données personnelles à OGAE International. OGAE Belgium conserve ce consentement dans un fichier Excel.
Aucune partie externe n’a accès aux données personnelles et/ou à qui ces données sont partagées, sauf si la loi l’exige.